Niet de held, maar wel onmisbaar
Toen ik vorig jaar werd gevraagd om deel te nemen aan een Lean Six Sigma project, dacht ik dat ik gewoon mee mocht kijken. Als Yellow Belt zou ik toch niet veel kunnen bijdragen naast al die Green en Black Belts met hun ingewikkelde analyses? Wat een misverstand dat was. Yellow Belts zijn het kloppende hart van elk succesvol projectteam. We zijn de mensen die de brug slaan tussen de theoretische kennis van de hogere belts en de praktische realiteit op de werkvloer. Zonder ons blijven de mooiste verbeterplannen op papier steken. Na mijn Lean Six Sigma Yellow Belt training bij Lean People begreep ik dat onze rol veel belangrijker is dan ik dacht. We zorgen ervoor dat projecten daadwerkelijk landen waar het moet – bij de mensen die het werk elke dag doen. We zijn de vertalers, de facilitators, de praktische denkers die abstracte concepten omzetten in werkbare oplossingen.
Data verzamelen is ons specialisme
Wat niemand me van tevoren vertelde is dat Yellow Belts de data-detectives van het team zijn. Wij zijn degenen die de metingen doen, de cijfers verzamelen, en ervoor zorgen dat het team weet wat er echt gebeurt in plaats van wat we denken dat er gebeurt. Vorige maand werkte ik aan een project om onze orderverwerking te verbeteren. De Green Belt wist precies welke statistieken nodig waren, maar ik was degene die drie weken lang bijhield hoe lang elke stap werkelijk duurde. Met een stopwatch en een simpel formulier documenteerde ik alles. Dat klinkt saai, maar het was eigenlijk best spannend – elke dag nieuwe inzichten over waar tijd verloren ging. Die cijfers vormden de basis voor alle verdere analyses. Zonder accurate data hadden we gewoon zitten gissen. Als Yellow Belt leer je dat meten niet moeilijk hoeft te zijn. Het gaat om consequent bijhouden en eerlijk rapporteren, ook als de resultaten niet zijn wat je verwachtte.
Bruggenbouwer tussen management en uitvoering
Hier wordt het interessant – Yellow Belts zitten vaak in de perfecte positie om verschillende werelden met elkaar te verbinden. We begrijpen de business doelen die management wil bereiken, maar we werken ook dicht genoeg bij de praktijk om te weten wat realistisch is. In ons laatste project wilde het management de doorlooptijd van klantorders halveren. Klinkt logisch, maar op de werkvloer wisten we dat dit onmogelijk was zonder extra mensen of nieuwe systemen. Als Yellow Belt kon ik uitleggen waarom het oorspronkelijke doel niet haalbaar was en voorstellen wat wel mogelijk was – een verbetering van dertig procent binnen zes maanden. Dat soort gesprekken zijn niet altijd makkelijk, maar wel cruciaal. Je moet durven zeggen wanneer verwachtingen unrealistisch zijn, anders faalt het hele project. Onze onderneming heeft geleerd dat Yellow Belts vaak de meest realistische inschatting geven van wat haalbaar is.
Implementatie is waar we echt schitteren
De mooiste theorieën zijn waardeloos als ze niet worden uitgevoerd. Daar komen wij Yellow Belts om de hoek kijken. Wij zijn degenen die de nieuwe procedures uitleggen aan collega’s, die training geven over nieuwe werkwijzen, en die ervoor zorgen dat veranderingen echt beklijven. Toen ons team een nieuwe werkwijze had ontwikkeld voor het inplannen van projecten, was ik degene die iedereen leerde hoe het nieuwe systeem werkte. Niet alleen de technische kant, maar ook waarom we het deden en wat het voor hun dagelijks werk betekende. Mensen accepteren veranderingen veel makkelijker als ze het van een collega horen dan van een externe consultant of manager. Als Yellow Belt ben je een van hen – je kent de dagelijkse irritaties, je snapt waarom mensen weerstand hebben, en je kunt uitleggen hoe de veranderingen hun werk echt makkelijker maken.
Weerstand begrijpen en ombuigen
Wat ik leerde tijdens mijn training is dat weerstand tegen verandering meestal logische oorzaken heeft. Mensen zijn niet gewoon koppig – ze hebben vaak goede redenen om te twijfelen aan nieuwe plannen. Als Yellow Belt ben je dicht genoeg bij de praktijk om die zorgen te begrijpen en aan te pakken. Toen we een nieuwe kwaliteitscontrole invoerden, waren veel collega’s bang dat dit extra werk zou betekenen. In plaats van hun zorgen weg te wuiven, heb ik uitgerekend hoeveel tijd de nieuwe methode werkelijk kostte en hoe veel tijd het zou besparen door minder fouten. Die concrete cijfers overtuigden meer dan abstracte verhalen over procesverbetering. Yellow Belts kunnen ook kleine aanpassingen voorstellen die het verschil maken tussen succes en falen. We zien welke aspecten van een plan problemen gaan opleveren en kunnen tijdig bijsturen. Dat voorkomt dat projecten stranden op praktische bezwaren die niemand had voorzien.
Voortgang bewaken en bijsturen
Nadat een verbetering is geïmplementeerd, is de klus nog lang niet klaar. Yellow Belts zijn vaak degenen die in de gaten houden of de nieuwe aanpak daadwerkelijk werkt. We meten of de verwachte resultaten worden behaald en signaleren wanneer er bijsturing nodig is. In ons orderproject hielden we zes maanden lang wekelijks bij of de verbeteringen standhielden. Na drie maanden zagen we dat een van de nieuwe procedures weer werd genegeerd. Als Yellow Belt kon ik snel ingrijpen – uitzoeken waarom mensen terugvielen in oude gewoontes en oplossingen bedenken. Bleek dat de nieuwe werkwijze onduidelijk was bij pieksituaties. We hebben toen een simpele checklist gemaakt specifiek voor drukke perioden. Zonder die continue bewaking had het hele project kunnen mislukken. Het is niet genoeg om iets één keer goed in te voeren – je moet ervoor zorgen dat het blijft werken.
Klaar om de stap te zetten
Als je twijfelt of een Yellow Belt rol iets voor jou is, kan ik je vertellen dat het veel leuker is dan het klinkt. Je werkt aan concrete verbeteringen die je dagelijks kunt zien en voelen. Je leert systematisch problemen oplossen in plaats van eeuwig rond te modderen met dezelfde irritaties. Je wordt een waardevolle schakel tussen verschillende lagen in de organisatie. En misschien wel het belangrijkste – je krijgt het gevoel dat je echt verschil maakt in plaats van alleen maar meedrijft op de bedrijfsstroom. Projecten slagen of falen vaak door wat Yellow Belts wel of niet doen. We zijn degenen die ervoor zorgen dat mooie plannen echte resultaten opleveren. Als je geïnteresseerd bent in procesverbetering en niet bang bent voor een beetje data verzamelen, dan is een Yellow Belt training waarschijnlijk een slimme investering. Je krijgt tools die je niet alleen op werk maar ook privé kunt gebruiken. En wie weet word je net zoals ik enthousiast over het systematisch aanpakken van problemen.